Informativa Privacy e Consenso necessario del dipendente

Dal momento che nel rapporto di lavoro la raccolta di dati personali è indispensabile allo svolgimento del rapporto stesso, la normativa sulla privacy riconosce la possibilità per il lavoratore dipendente di avere il "controllo" delle informazioni raccolte dal datore di lavoro e di condizionarne l'utilizzo.

In questo senso, il Regolamento n. 2016/679/UE, all'art. 88, stabilisce che gli Stati membri possono prevedere, con legge o tramite contratti collettivi, norme più specifiche per assicurare la protezione dei diritti e delle libertà con riguardo al trattamento dei dati personali dei dipendenti nell'ambito dei rapporti di lavoro, in particolare per finalità di assunzione, ed esecuzione del contratto di lavoro.

Definire l'informativa privacy

Per informativa privacy si intende quella comunicazione che fornisce tutte le informazioni utili che l’interessato deve sapere nel momento in cui decide di dare il suo consenso al trattamento dei dati personali. Essa deve essere “concisa, trasparente, intelligibile e facilmente accessibile,con un linguaggio semplice e chiaro, in particolare nel caso di informazioni destinate specificamente ai minori. Le informazioni sono fornite per iscritto o con altri mezzi, anche, se del caso, con mezzi elettronici“

Definire il consenso

Il consenso è la libera manifestazione dell’interessato ad acconsentire al trattamento dei suoi dati personali, dopo che è stato preventivamente informato circa le finalità, modalità e altro tramite l’informativa.

Secondo il legislatore europeo (considerando 32)

" il consenso dovrebbe essere espresso mediante un atto positivo inequivocabile con il quale l’interessato manifesta l’intenzione libera, specifica, informata e inequivocabile di accettare il trattamento dei dati personali che lo riguardano, ad esempio mediante dichiarazione scritta, anche attraverso mezzi elettronici, o orale.

Non dovrebbe pertanto configurare consenso il silenzio, l’inattività o la preselezione di caselle ( nel caso di attivtà sul web).

Il consenso dovrebbe applicarsi a tutte le attività di trattamento svolte per la stessa o le stesse finalità.

Qualora il trattamento abbia più finalità, il consenso dovrebbe essere prestato per tutte queste.

Se il consenso dell’interessato è richiesto attraverso mezzi elettronici, la richiesta deve essere chiara, concisa e non interferire immotivatamente con il servizio per il quale il consenso è espresso“.

Contenuti informativa privacy

In particolare l’informativa deve contenere tutte le seguenti informazioni:

l’identità e i dati di contatto del titolare del trattamento e, ove applicabile, del suo rappresentante
i dati di contatto del Responsabile della protezione dei dati, quando previsto
le finalità del trattamento cui sono destinati i dati personali nonché la base giuridica del trattamento
qualora il trattamento sia necessario per il perseguimento del legittimo interesse del titolare del trattamento o di terzi, i legittimi interessi perseguiti dal titolare del trattamento o da terzi
gli eventuali destinatari o le eventuali categorie di destinatari dei dati personali
ove applicabile, l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire dati personali a un paese terzo o a un’organizzazione internazionale e l’esistenza o l’assenza di una decisione di adeguatezza della Commissione

Oltre a queste informazioni, nel momento in cui sono stati ottenuti i dati dall’interessato, il titolare del trattamento deve dare le seguenti ulteriori indicazioni:

il periodo di conservazione dei dati
l’intenzione del titolare del trattamento di trasferire dati personali a un Paese terzo o a un’organizzazione internazionale
il diritto dell’interessato di proporre reclamo ad un’autorità di controllo
l’esistenza di un processo automatizzato, compresa la profilazione, e l’indicazione delle logiche utilizzate, dell’importanza e delle conseguenze del trattamento
il diritto di accesso ai dati da parte dell’interessato
il diritto di rettifica e di cancellazione
la limitazione del trattamento o l’opposizione allo stesso
il diritto alla portabilità
il diritto di revoca del consenso

Normativa trattamento dei dati personali dei lavoratori

Con parere dell’8 giugno 2017, il Gruppo di lavoro ex art. 29 (“WP29”) si è pronunciato in merito al trattamento dei dati personali dei lavoratori, integrando quanto già previsto in passato con il Parere n. 8/2001 (“Parere sul trattamento di dati personali nell'ambito dei rapporti di lavoro”) ed il “Documento di lavoro sulla sorveglianza delle comunicazioni elettroniche sul luogo di lavoro” del 2002.

Un dei principi fondamentali individuati definiti sostiene che ogni lavoratore, indipendentemente dal tipo di contratto a lui applicato, ha diritto al rispetto della vita privata, della sua libertà e dignità e deve essere adeguatamente informato sulle modalità di trattamento dei dati personali in maniera chiara, semplice ed esaustiva (informativa Privacy), soprattutto qualora siano previste forme di controllo del lavoratore, che comunque dovranno essere rispettose anche delle norme nazionali.

Il documento in esame - rivolto sia ai lavoratori dipendenti sia a quelli autonomi, indipendentemente dalla stipula o meno di un contratto di lavoro subordinato - sottolinea che nell'effettuare il trattamento di tale tipologia di dati personali i datori di lavoro devono tenere ben presenti i diritti fondamentali dei lavoratori, ivi incluso il diritto alla loro riservatezza e, successivamente, individuato le basi giuridiche di tale trattamento, precisando che queste ultime possono ravvisarsi, alternativamente:

a. nell'esecuzione di obblighi derivanti da un contratto di lavoro;

b. nell'adempimento di obbligazioni previste dalla legge;

c. nell'interesse legittimo del datore.

Il WP29, invece, esclude dalle basi giuridiche del trattamento dei dati personali dei lavoratori il mero consenso di questi ultimi in quanto, a causa del rapporto di "dipendenza" nei confronti del datore di lavoro, lo stesso consenso non potrebbe mai ritenersi liberamente prestato né, per le medesime ragioni, liberamente revocabile.

Ciò significa che la firma apposta dal dipendente sull'informativa privacy relativa ai dati necessari allo svolgimento del rapporto lavorativo non porta carattere consensuale, ma indica la presa visione del trattamento dei propri dati.

Interesse leggittimo

Con particolare riferimento all'interesse legittimo del datore di lavoro, il WP29 ricorda a ciascun datore di lavoro di valutare preventivamente la necessità e la proporzionalità del trattamento in essere per il perseguimento di una finalità legittima, nonché di adottare le dovute misure di sicurezza volte a bilanciare la finalità del trattamento con i diritti e le libertà fondamentali dei lavoratori, redigendo, se sia il caso (cfr. art. 35 GDPR), anche una valutazione di impatto del trattamento (c.d. "DPIA").

Diritto di opposizione al trattamento

Il WP29 ricorda, infine, che nel caso in cui il trattamento dei dati dei lavoratori si fondi sull'interesse legittimo del titolare, quest'ultimo è sempre tenuto a garantire agli interessati il diritto di opporsi al trattamento, esercitando l'omonimo diritto loro conferito dall'art. 21 del GDPR.

Esempio scenario di trattamento dei dati personali

Con il parere, il WP29 ha individuato 9 scenari tipici di trattamento di dati personali dei lavoratori - per lo più basati su un interesse legittimo del titolare del trattamento - che possono presentare dei rischi per i diritti e le libertà fondamentali di questi ultimi.

Prendiamo come esempio i Trattamenti di dati mediante sistemi di videosorveglianza. Il datore di lavoro, avendo la necessità di impiantare nella sua azienda un sistema di videosorveglianza, lo può fare solamente nel caso in cui:

a- le telecamere non riprendano postazioni di lavoro in maniera continuativa;

b- le immagini non siamo in alcun modo diffuse all’esterno, tranne che per la citata necessità di tempestiva consegna all’autorità giudiziaria competente qualora si verifichi una fattispecie delittuosa.

L’ispettorato territoriale, della regione in cui è localizzata geograficamente l’azienda richiedente, prima di concedere l’autorizzazione all’impianto audiovisivo valuta la loro motivazione:

a. sicurezza del lavoro;

b. tutela del patrimonio aziendale;

c. esigenze organizzative e produttive.

Con l’ autorizzazione in suo possesso, l’azienda, prima di mettere in atto il funzionamento delle telecamere, oltre ad inserire il cartello informativo nel luogo dove si trova la telecamera, deve informare i dipendenti come vengono trattati i loro dati. Ciò può essere fatto sia nel corpo dell’informativa dipendente, con campo specifico per il consenso della videosorveglianza, sia mediante descrizione e classificazione in un apposito documento.

L’informativa videosorveglianza ha lo scopo di trasmettere ai lavoratori le informazioni riferente alla normativa e la protezione dei loro dati per quel che riguarda le immagini riprese durante la loro giornata di lavoro, dovendo specificare “la finalità, la modalità e la durata della conservazione, comunicazione e/o diffusione, diritto dell’interessato, ecc.

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