Rispetto della Privacy nei sistemi di localizzazione dei veicoli nell´ambito del rapporto di lavoro

[...] i datori di lavoro devono accertarsi che sia possibile dimostrare la necessità di vigilare sull'esatta ubicazione dei dipendenti per una finalità legittima e valutare tale necessità a fronte dei diritti e delle libertà fondamentali dei dipendenti [...]

Geolocalizzazione e il trattamento dei dati

Con frequenza crescente sistemi di localizzazione e di comunicazione della posizione rilevata sono installati a bordo dei veicoli impiegati da datori di lavoro pubblici e privati per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro nell'ambito della fornitura di servizi di trasporto di persone o cose nonché per dare esecuzione ad ulteriori prestazioni, con riflessi sulla possibilità di localizzare la posizione dei lavoratori assegnatari dei veicoli medesimi.

I dati relativi all´ubicazione dei veicoli, in quanto (direttamente o indirettamente) associati ai lavoratori, costituiscono però anche informazioni personali riferibili a questi ultimi con la conseguenza che al trattamento di tali informazioni trova applicazione la disciplina contenuta nel Regolamento 2016:679 e nelle norme correlate.

Importante sottolineare che anche se i dati di localizzazione del veicolo non sono direttamente associati i dal sistema informativo al nominativo dei lavoratori interessati, il datore di lavoro, titolare del trattamento, è di regola in condizione di risalire in ogni momento al lavoratore di volta in volta assegnatario di ciascun veicolo.

Liceità nel trattamento dei dati di localizzazione: bilanciamento di interessi

La possibilità di individuare in un dato momento la posizione dei veicoli (e quindi dei lavoratori) mediante sistemi di localizzazione può rivelarsi utile per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro.

Ad esempio, in caso di impiego dei sistemi per soddisfare esigenze logistiche (consentendo di impartire tempestive istruzioni al conducente del veicolo oggetto di localizzazione), per elaborare rapporti di guida allo scopo di commisurare il tempo di lavoro del conducente – con la conseguente determinazione della retribuzione dovuta, anche in vista dell´assolvimento degli obblighi legali connessi alla tenuta del libro unico del lavoro previsto dall´art. 6, D.M. 9 luglio 2008 – ovvero per commisurare i costi da imputare alla clientela, nonché per assicurare una più efficiente gestione e manutenzione del parco veicoli, con effetti vantaggiosi anche sulla sicurezza sul lavoro e per la sicurezza della collettività.

I datori di lavoro privati e gli enti pubblici economici, osservate le garanzie previste dall´art. 4, comma 2, l. n. 300/1970, possono effettuare lecitamente il trattamento dei dati personali comuni relativi all´ubicazione dei propri dipendenti per soddisfare esigenze organizzative e produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro, anche in assenza del consenso degli interessati.

Tuttavia, i datori di lavoro non possono utilizzare il sistema di geolocalizzazione come strumento per seguire o monitorare il comportamento o gli spostamenti di autisti o di altro personale, ad esempio inviando segnali d´allarme in relazione alla velocità del veicolo", rischiando di violare la normativa Privacy.

Principi di pertinenza e non eccedenza

Per il conseguimento di ciascuna delle finalità legittimamente perseguite dal datore di lavoro, titolare del trattamento, possono formare oggetto di trattamento, mediante sistemi opportunamente configurati, solo i dati pertinenti e non eccedenti: tali possono essere, oltre all´ubicazione del veicolo, la distanza percorsa, i tempi di percorrenza, il carburante consumato, nonché la velocità media del veicolo (restando riservata alle competenti autorità la contestazione di eventuali violazioni dei limiti di velocità fissati dal codice della strada).

Nel rispetto del principio di necessità, la posizione del veicolo di regola non dovrebbe essere monitorata continuativamente dal titolare del trattamento, ma solo quando ciò si renda necessario per il conseguimento delle finalità legittimamente perseguite.

Conservazione dei dati

Anche in base al principio di pertinenza e non eccedenza (art. 11, comma 1. lett. e), del Codice) i tempi di conservazione delle diverse tipologie di dati personali eventualmente trattati devono essere commisurati tenendo conto di ciascuna delle finalità in concreto perseguite.

Informativa degli interessati

Tenuto conto delle diverse finalità perseguite, ai lavoratori dovranno essere forniti gli elementi informativi prescritti dall´art. 13 del Regolamento 2016:679 unitamente a compiuti ragguagli sulla natura dei dati trattati e sulle caratteristiche del sistema – sì che risulti chiaramente che il veicolo è soggetto a localizzazione.

I datori di lavoro che si avvalgano di sistemi di localizzazione sui veicoli utilizzati per l´esecuzione di prestazioni lavorative dovranno anche collocare all´interno dei veicoli vetrofanie recanti la dizione "VEICOLO SOTTOPOSTO A LOCALIZZAZIONE" o comunque avvisi ben visibili che segnalino la circostanza della geolocalizzazione del veicolo.

Inoltre, riconoscendo che "il consenso come motivo di legittimazione del trattamento è problematico in un contesto lavorativo, invece di chiedere il consenso, i datori di lavoro devono accertarsi che sia possibile dimostrare la necessità di vigilare sull'esatta ubicazione dei dipendenti per una finalità legittima e valutare tale necessità a fronte dei diritti e delle libertà fondamentali dei dipendenti.

Nei casi in cui la necessità può essere adeguatamente giustificata, il fondamento giuridico del trattamento si potrebbe basare sull´interesse legittimo" del titolare del trattamento (art. 7, lett. f, direttiva 95/46/CE).

Conclusione

Sulla base delle considerazioni esposte, è ammesso il trattamento nei termini sopra descritti, in applicazione della disciplina sul bilanciamento di interessi e senza che sia necessario acquisire il consenso dell´interessato, individuando in capo ai datori di lavoro privati che si avvalgono di sistemi di localizzazione e di comunicazione della posizione rilevata installati a bordo dei veicoli ed impiegati per soddisfare esigenze organizzative, produttive ovvero per la sicurezza sul lavoro un legittimo interesse al trattamento dei dati relativi all´ubicazione dei propri dipendenti, a condizione che sia data attuazione alla previsione di cui all´art. 4, l. n. 300/1970, con il previo accordo con le rappresentanze sindacali o, in difetto, con l'autorizzazione del competente organo periferico del Ministero del lavoro e delle politiche sociali.

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